Gabinete de Apoio aos Serviços

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Regulamento dos SAC – Despacho 1530/2018 (2ª série) de 13 de Fevereiro

Missão:
Os SAC desenvolvem a sua ação, no âmbito dos procedimentos académicos, percurso escolar dos estudantes do ingresso à concessão de graus e títulos académicos, assegurando a gestão académica dos processos de ensino-aprendizagem e prestando uma assessoria de qualidade em todas as matérias conexas.

Finalidades da Unidade:
Ao Gabinete de Apoio aos Serviços, compete coordenar e exercer as competências específicas no âmbito de procedimentos de gestão académica transversal aos Serviços Académicos.

(Fonte: Focus Group)

1.Assessoria técnica/administrativa à Direção dos Serviços:
a) Assegurar a gestão e tramitação dos processos relativos ao registo na Direção Geral de Ensino Superior (DGGES) e publicação em Diário da República relativamente à criação e reestruturação de ciclos de estudo;
b) Assegurar o registo, atualização e arquivo da informação relativa a cursos acreditados e de formação pós-graduada não conferente de grau e respetivos planos de estudo;
c) Preparar os documentos relativos à aquisição de material;
d) Gerir o fundo de maneio;
e) Proceder ao registo e envio dos mapas de efetividade e do mapa de férias dos colaboradores dos SAC e de todos os pedidos de alteração aos mesmos;
f) Assegurar a organização e tramitação dos procedimentos para atribuição de Doutoramentos Honoris Causa;
g) Assegurar a gestão, regularização e arquivo dos processos relacionados com os pedidos de regimes especiais de propinas, valores de propinas devidos e em dívida e reembolsos;
h) Assegurar a gestão corrente de sugestões e reclamações;
i) Assegurar a gestão do Arquivo dos Serviços Académicos;
j) Garantir a execução de quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo Diretor de Serviços.

2. Assessoria de Gestão de tecnologias de informação:
a) Proceder à análise de informação registada no SIIUE, propondo indicadores, mecanismo de alerta (Poka-Yoke) e Dashboard que permitam de forma eficaz monitorizar a gestão académica e disponibilizar informação para suporte à decisão;
b) Proceder à análise crítica da informação registada no SIIUE e das necessidades decorrentes dos procedimentos académicos de forma a propor, através de desenho de estrutura de dados, sugestões de melhoria do SIIUE;
c) Proceder ao apuramento estatístico de dados requeridos por órgãos internos, por outras instituições e pela DGES, assim como o apuramento estatístico para o RAIDES;
d) Assegurar a criação e gestão de listagens através de criação de query na Base de Dados do SIIUE, como ferramenta de gestão não só para os SAC, como para os órgãos de gestão da Universidade de Évora;
e) Assegurar a gestão da informação académica no Portal e no Moodle assegurando o interface da informação constante no SIIUE; f) Apoiar e esclarecer os utilizadores do SIIUE a nível de gestão académica;
g) Garantir a execução de quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo Diretor de Serviços.

3. Atendimento não presencial (telefónico e de correio eletrónico):
a) Assegurar o atendimento telefónico, num sistema de call center, de todos os contactos telefónicos estabelecidos com os Serviços Académicos, assegurando e monitorizando o fluxo de chamadas e a capacidade de resposta, bem como a sua a eficácia e qualidade;
b) Proceder à gestão de correio eletrónico recebido nos SAC, na plataforma de sistema de gestão de correio eletrónico, procedendo à triagem e catalogação do mesmo, por assunto e prioridade, assegurando a eficácia e a qualidade de reposta aos remetentes e o reencaminhamento para as Divisões ou Gabinetes quando houver necessidade de análise personalizada da situação académica do aluno.

4. Gestão do expediente e arquivo:
a) Proceder às entradas, saídas e encaminhamento dos documentos no sistema de gestão documental;
b) Executar as tarefas inerentes à receção, recolha, distribuição e arquivo do expediente após registo no sistema de gestão documental;
c) Assegurar o arquivo do expediente no processo dos alunos e registar o local de arquivo no SIIUE.

(Fonte: Artigo 8º do Regulamento dos Serviços Académicos da UÉ - Despacho 4302/2016 (2ª série) de 28 de março

Perfis Gerais das Pessoas para os Requisitos e Competências/Atribuições

Competências Técnicas:

 

  1. Orientação para resultados;
  2. Capacidade de analisar a regulamentação e enquadrar cada caso específico na regulamentação;
  3. Conhecimentos de língua inglesa;
  4. Conhecimentos especializados sobre legislação e regulamentação;
  5. Conhecimentos de informática, da plataforma académica (SIIUE) e sistema de gestão documental (GESDOC);
  6. Saber de forma profissional esclarecer os estudantes em conformidade com a regulamentação em vigor.

Competências Pessoais:

 

  1. Capacidade de Gestão de tempo;
  2. Capacidade de Planeamento, Organização e Gestão do Trabalho, estabelecendo prazos e determinando prioridade;
  3. Capacidade de analisar a regulamentação e enquadrar cada caso específico na regulamentação;
  4. Capacidade de iniciativa para a implementação da mudança;
  5. Autonomia para resolução de desafios profissionais;
  6. Dedicação e envolvimento com a instituição;
  7. Defender valores como equidade, transparência e qualidade focalizada no cliente;
  8. Assertividade;
  9. Capacidade para trabalhar em equipa;
  10. Valorização dos resultados obtidos individual e coletivamente.

(Fonte: Focus Group)

Esta informação ainda não incorpora o contributo dos trabalhadores, indicados pelos superiores hierárquicos, que participaram nas sessões realizadas pelo grupo de trabalho nomeado pelo Despacho nº 42/2016, de 16 de maio.